L'intégration est toujours un événement crucial pour les entreprises. En intégrant correctement les nouvelles recrues dans l'équipe, vous assurez non seulement une plus grande productivité, mais aussi une meilleure rétention. À l'inverse, les employés qui ont mal été intégrés sont plus susceptibles de chercher un autre emploi, ce qui vous fera perdre à la fois du temps et de l'argent, mais aura aussi des conséquences sur le moral de votre équipe et, en fin de compte, sur votre entreprise.
À l'heure actuelle, la plupart des entreprises recrutent et intègrent les nouveaux employés à distance, sans toutefois avoir mis en place des processus en ligne bien structurés, ce qui complique encore davantage l'intégration. Néanmoins, réussir son intégration à distance est loin d'être une tâche insurmontable, comme l'ont prouvé de nombreuses entreprises.
LinkedIn, par exemple, a transformé son traditionnel programme d'intégration d'une journée en un événement virtuel d'une semaine, qui utilise un logiciel de vidéoconférence, des vidéos, des orateurs et des animateurs en direct, une page d'entreprise pour les nouvelles recrues et une chasse au trésor numérique. Les nouveaux employés sont guidés tout au long d'un programme d'intégration virtuel, ce qui leur permet de vivre une meilleure expérience et de garantir une intégration réussie dans l'entreprise.
Comment fonctionnent les programmes d'intégration des employés à distance ?
L'intégration des employés est un moment destiné à fournir aux nouveaux membres de l'équipe tous les éléments dont ils ont besoin pour réussir, en approfondissant notamment leur rôle dans l'entreprise. C'est aussi pour les employés l'occasion de s'habituer à un nouvel environnement de travail. Ces programmes à distance se composent d'une série d'activités virtuelles qui permettent aux nouvelles recrues d'apprendre à connaître leur équipe et de s'informer sur la culture de l'entreprise, sans avoir à rencontrer qui que ce soit en personne au bureau. Ils font alterner des activités formelles (ateliers, sessions de formation, appels vidéo et exercices) à d'autres plus détendues (discussions avec les différentes parties prenantes, sessions de coaching non programmées avec la direction).
Optimiser l'expérience d'intégration est fondamental pour améliorer l'engagement des employés, leur satisfaction professionnelle et leur taux de rétention. Pour mettre en œuvre un processus d'intégration à distance efficace, les entreprises doivent développer un programme spécifique à partir d'outils de collaboration en ligne, appuyés par des documents et supports adéquats.
Comment réussir l'intégration d'un employé à distance ?
Le télétravail est une pratique qui devrait perdurer dans de nombreuses entreprises. C'est pourquoi nous avons dressé une liste de bonnes pratiques pour intégrer efficacement les nouveaux employés à distance.
1. Commencer l'intégration sans délai
Envoyez aux nouvelles recrues des informations sur la culture d'entreprise et les projets sur lesquels elles travailleront avant leur date d'entrée en fonction. Elles auront ainsi le temps d'analyser les informations et de se sentir mieux préparés dès le premier jour.
2. Promouvoir la communication
Veillez à ce que les systèmes informatiques des nouveaux employés soient rapidement opérationnels afin de leur permettre d'accéder au « digital workplace » (intranet de l'entreprise, applications de messagerie, logiciels de visioconférence et autres applications et outils). Cela est essentiel pour qu'ils se familiarisent plus rapidement avec le fonctionnement de l'équipe.
3. Créer un sentiment d'appartenance
Les nouveaux employés en télétravail peuvent facilement se sentir isolés et ne pas avoir l'impression d'appartenir à une équipe. Il est essentiel de les consulter régulièrement et de leur faire savoir à qui s'adresser pour obtenir un retour d'information ou poser des questions. En plus de leur fournir le matériel de travail, il est également très important de les encourager à collaborer avec les autres membres de l'équipe afin de stimuler l'esprit d'équipe. De plus, vous pouvez promouvoir des rencontres virtuelles, telles que les pauses café en ligne, pour les aider à créer des liens. Enfin, le fait de leur assigner un mentor ou de créer un système de « jumelage » aura certainement un effet positif sur leur moral, mais aussi sur leurs performances.
4. Créer un plan d'intégration individualisé
Les nouvelles recrues attendent des objectifs concrets et veulent pouvoir interagir régulièrement avec leur manager. Le fait de soutenir fermement les nouveaux employés tout au long du processus d'intégration les aide à se sentir plus motivés et à être plus productifs. Pour cela, assurez un accompagnement continu du nouvel employé et établissez un plan clair et personnalisé détaillant ce que vous attendez de lui en termes d'objectifs de performance sur une certaine période (premier mois, premier trimestre, etc.).
5. Exploiter les outils en ligne
Les processus numériques sont indispensables pour permettre aux entreprises de travailler efficacement en cette période d'incertitude. Pour faciliter le télétravail et l'intégration à distance, vous devez absolument utiliser des outils en ligne, que ce soit pour gérer les formulaires et documents à remplir par chaque nouvelle recrue ou pour communiquer au jour le jour. Il existe des outils numériques adaptés à tous les services et tous les types de tâches. Assurez-vous que la boîte à outils de votre entreprise est équipée de tous les instruments nécessaires pour la faire prospérer.
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